工作总结

工作总结如何运用金字塔原理写工作总结

时间:2020-11-21 12:35:53  作者:  阅读: 关键词: 工作总结 金字塔 原理

如何运用金字塔原理写年终工作总结

又到一年一度的年终总结时。虽然这是一项年年写、人人做的工作,但显然大部分 HR 并不擅长此工作。有的 HR 苦恼到底从何下笔,有的 HR 苦恼写了几万字老板还是不满意。所以一份好的年终总结一定有些内在的可以借鉴的规律,在此不妨做些了解。首先,我们需要明白年终总结不是抒情散文,也不是工作事项列表,它应当是一份严谨的工作报告。在动笔之前,需要关注这样三个问题:年终总结写给谁看?写年终总结的目的是什么?怎样达到目的?

一、年终总结的视角

年终总结的读者并非是员工本人,而是老板。大多 HR 只是从自身角度去写,回顾自己做了哪些工作,达到什么效果,在展现形式上多花心思,而不关心老板到底要什么。因此撰写年终总结,第一步是站在老板的角度思考,他想通过年终总结了解什么?显然,对于老板而言,他更加希望从年终总结中看到的是员工今年的工作是否为公司创造了价值。价值创造可以从三方面来思考:

(一 )

业务价值

包括本年度的业绩成果、重点工作完成情况。对于直接参与业务的部门,特别要体现增利或降本上的成果。

(二)

服务价值

对于后台职能部门来说,其本身不创造业务价值,它的价值来源于为公司业务开展提供有效的支持。对于集团总部来说,是否为下属子公司提供必要的支持服务。

(三)

改进价值

本年度重点解决了哪些核心问题?是否通过管理的改善带来公司运作上的提升?

二、年终总结的目的

另外,对于年终总结而言,虽然名为对过去一年的回顾,但更重要的是如何与未来对接。这不是展望美好明天的空话,而是需要立足于今年到这个阶段的工作现状,规划如何对接上明年的工作。老板更希望能够从你的年终总结中看到,你的工作是在不断推进的,而不是每年徘徊在一个没有结果的议题上。

年终工作总结应当是以价值为导向的结构化表达,是本年度的价值衡量和来年价值创造的预估,是以未来规划的视角审视现在的工作。

所谓未来规划视角可以用一句话概括:以发展为导向,系统化思考,专题性推进。

以发展为导向就是明确未来的发展目的,习以为常的职能工作未必符合未来发展的要求,需要审视目前工作和未来战略的匹配。

系统化思考就是通过体系的角度和系统关联角度寻找公司核心的问题,特别是落到本部门的核心问题。

专题性推进就是把本年的工作完成和未来的蓝图构建建立关联。做的好下一年会做什么可以形成整体的构架,做不好缺哪儿,怎么弥补。有依据的分析更能获得老板的认可。

三、年终总结的金字塔特征

有了方向和目标,然后就可以组织内容了,素材怎么形成报告也有些讲究。很多人至今在用三段论,洋洋洒洒一大篇,这可能是一篇优秀的散文,然而老板却无心阅读这密密麻麻的大段文字。也有人将做过的工作条条框框全部罗列了一

遍,看似有条理,实则缺乏归纳,老板读完后只记得你做了很多零碎的工作,但这些工作的成效在哪里?与公司业务的关联度如何?也是一头雾水。

结构清晰、一目了然的总结才能第一时间抓住老板眼球。因而这里要介绍的,是如何将金字塔原理的结构化思维运用到年终总结的写作中。

金字塔原理是由麦肯锡的第一位女性咨询顾问巴巴拉·明托于 1973 年提出,是一种结构化思维的方法。因其展现的框架结构酷似埃及金字塔而得名。其思维结构不仅成为咨询行业的准则,并广泛地运用到各类场合,成为帮助人们清晰思考、写作、表达的重要工具。

在写作中,金字塔原理要求文章严格遵守四个特征的标准:

特征一:一篇文章的结构必定只支持一个思想,这个思想将概括所有各级各组的思想。

对于年终总结来说,也就是要求整篇总结由一个中心思想概括,所有的内容都围绕这个主题。

特征二:任何一个层次上的思想都必须是其下一层次思想的概括。

中心思想又可分解成几个分论点,每个分论点分解成多个论据素材。要求论据必须支持分论点,分论点必须能够支持中心思想。

特征三:每组中的思想必须属于同一个范畴。

每个分论点下的论据必须属于同一逻辑范畴内,各论点之间、各论据之间必须相互独立、且完全穷尽,这就是专业的术语 MECE(Mutually exclusive Collectively exhaustive)。

特征四:每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。

逻辑顺序可以是时间顺序、重要性顺序等。按照逻辑顺序排序,同时也方便检查分类是否已经穷尽所有的可能性。

四、自上而下的年终总结撰写方法

构建金字塔的方法中,自上而下的方法是在对问题和成果都很有把握,只差把清晰的结构表达出来时,才能使用这种方法。每个人在写年终总结前,一定都收集了一些碎片化的信息,包括:业绩、采取的行动、个人主要问题、下年展望等等。同时经过思考后,也确定了年终总结的主题思想。此时就可以采用自上而下的撰写方法。

第一步, 列出中心思想。

根据价值创造维度的分析,列出全文的中心思想。从这个中心开始层层分解下去。

第二步, 列出问题的分解框架。

围绕年终总结的主题,可以一般分解为三个模块:完成的成绩、遇到的问题、未来的计划。这三者之间一个层层递进的逻辑关系。每个模块可以继续往下分解。成绩可以分解为完成的业绩和已经采取的行动。遇到的问题可以分解为不足和其中的启示。未来的计划可以分解为主要目标、具体措施、下年的展望。其中业绩可以继续下分为分管工作部分与重点工作部分。不足可以继续分解为业务上的问题和个人的问题。这样,金字塔的框架已大致成型。

第三步,放入素材。

把碎片化的素材整信息理到框架相应的位置中,然后一个年终总结的金字塔就完成了。

通过金字塔框架的构建,你的年终总结将更加思路清晰、层次分明、逻辑严密。

恰如其分的修饰增色不少!

文书写作中的金字塔原理学习思考

《金字塔原理》介绍了一种思考、写作和解决问题的逻辑,书中介绍的理论和方法对写作尤其是专业文书写作,具有重要指导意义。

书中谈到“自上而下”的文章结构,阐述如何通过对事项的表述,使阅读人能够更容易地理解作者所表达的思想。书面文章要有“金字塔结构”,最顶部就是想表达的思想,最底层的就是由句子组成的段落,每个段落只包含一个思想,几个段落形成一个章节,若干个章节就形成一篇文章,认为文章中的思想表达,应符合以下规则:

1、文章结构中任一层次上的思想都必须是下一层次思想的概括;

2、每一组中的思想都必须属于同一范畴;

3、每一组中的思想都必须按逻辑顺序组织。

而组织思想的四种逻辑顺序包括:

1、演绎顺序(大前提、小前提、结论);

2、时间顺序;

3、结构顺序;

4、重要性顺序(最重要、次重要等)

一、金字塔原理的概述

(一)基本内容

金字塔原理认为,文章中以正确的方式组织起来的思想(即为要表达的内容)应该形成一个金字塔结构,所有思想分别位于不同的抽象层次上,但互相关联,并且由一个总的主题思想统领。

根据金字塔原理,如果文章较长,在写作时就应该列出关键句的若干要点,然后为

每一个要点起一个小标题。一个小标题应代表一个思想层次。在较短的文章中,可以将关键句或关键句的要点作为段落的主题句。

在实际写作中,金字塔的各分支层次不一定相同,但最好大致平衡。

(二)重要意义

1.增强文章的逻辑性。运用金字塔原理进行写作,可使文章结构严谨,层次分明,条理清晰,逻辑性强。

2.容易使读者理解文章。对读者来说,最容易理解的顺序是先了解主要的、抽象的思想,然后再了解次要的、为主要思想提供支持的思想。

对用金字塔原理组织的文章,读者通过不断地进行疑问/回答式的“对话”,很容易理解文章中的所有思想。疑问/回答式的“对话”就是文章首先表达的主要思想将使读者对这样表述产生某种疑问,而主要思想的下一个层次上的思想将对此问题作出回答。

按此“对话”顺序,读者先从金字塔的最顶部开始了解,再沿各个分支向下展开,直至了解文章的所有思想。

(三)适用范围

金字塔原理适用于任何需要条理清晰的文章。换句话说,要想使文章条理清晰,就可运用金字塔原理。条理清晰的文章必须能够准确、清晰地表现同一主题下的思想组之间的相互逻辑关系,为我们提供一种可供选择的解决写作中的逻辑性问题的理论和方法。

二、金字塔原理的规则

(一)文章的主题思想具有单一性

金字塔原理认为,每篇文章只能有一个主题思想,这个主题思想位于金字塔结构的顶部。文章中的其它思想位于不同的抽象层次上,并由主题思想统领。

按照这一规则,如果在写作中发现有两个(多个)并列的主题思想,主要有两种处理办法。一种是经过分析,如果发现这两个(多个)主题思想具有内在的相关性,则将

它们概括为更高一个抽象层次的主题思想。另一种是如果这两个(多个)主题思想不存在内在的相关性,则保留所要的主题思想,舍去其它不相关的思想。

(二)各种思想之间相互关联

在金字塔结构中,各种思想之间必须相互关联。换言之,所有思想都要找到归属,找到恰当的位置;在一篇文章中,不应该存在孤立于金字塔结构之外的思想。当然,文章及其重要部分的序言(第一段或前几段)、工作报告的结束语、表彰通知(决定、通报)的后一段话等除外。思想之间的联系方式有两种,一种是直接关联,另一种是间接关联。

1.直接关联。直接关联可以是纵向的——即任何一个层次上的思想都是对其下一个层次上的思想的概括或总结,而这一层次上的一组思想则是对其上一个层次的思想的解释和支持;也可以是横向的——即多个思想由于属于同一范畴(具有某种类似的属性或共同组成一个推导式),而被并列组织在一起。

2.间接关联。间接关联可以是纵向的——隔层次的联系,也可以是横向的——通过其上一(几)层进行联系。

(三)同一组思想具有某种逻辑关系

所有列入同一组的思想都必须具有某种逻辑关系。演绎推理和归纳推理是两种不同的逻辑推理方式,也是建立思想逻辑关系仅有的两种模式。

——演绎推理。演绎推理是一种线性的推理方式,是由一个大前提和一个小前提推导出一个由逻辑词“因此”引出结论的论述形式(三段论)。演绎推理应符合“第二个思想是对第一个思想的主语或谓语做出评述”这一基本条件。在写作时,以演绎的顺序发展的思想并不一定要以演绎的顺序表达出来。因此,在写作中使用演绎推理来论述并不多。——归纳推理。归纳推理则是将一组事实或思想归结为同一类,并对其相似性做出表述(或推理)的论述形式。在进行归纳推理时,最重要的就是找到一个能够表示该组所有思想的词。这个词必须是一个复数名词,因为:(1)所有表示一类事物的词都是名词;(2)该组思想中必定有一个以上该类思想。能否找到这样一个概括性的复数名词,

是归纳分组是否恰当的重要依据。

(四)同一组思想按逻辑顺序组织

每一组中的思想都必须按逻辑顺序组织。也就是说,必须有明确的理由说明为什么把第二个思想放在第二位,而不是放在第一位或第三位。

1.演绎关系的顺序。演绎关系的思想按照演绎顺序(论证顺序)进行组织。演绎顺序:大前提、小前提、结论。

2.归纳关系的顺序。归纳关系思想的逻辑顺序主要有时间顺序、结构顺序、程度顺序三种。这三种逻辑顺序既可以单独使用,也可以结合使用。但每一组归纳关系的思想都必须至少存在一种逻辑顺序,并按照这一(些)逻辑顺序进行组织。

——时间顺序。如果一组思想按因果关系组织,那么其逻辑顺序就是时间顺序(也称因果顺序)。对这组思想的分析活动就是发现因果关系。

——结构顺序。如果一组思想是对某种现有结构进行评论,那么其逻辑顺序就是结构顺序。对这组思想的分析活动就是化整为零。

用结构顺序组织的思想各部分应符合两项要求:各部分之间相互独立;所有部分完全穷尽。

——程度顺序。如果一组思想是按类别进行组织,那么其逻辑顺序就是程度顺序(也称重要性顺序或比较顺序)。对这组思想的分析活动就是归纳总结。具体写作时,根据这些思想具有某种共性的不同程度,按照从重要到次要的顺序将其组织起来,依次排列。

(五)同一组标题采用同样的语法形式

由于每一组都属同一类的思想观点,为了强调这种同一性,每个标题的措辞应尽量采用同样(或接近)的语法形式。需要强调的是,所指的同一性只是存在于同一组中各小节思想观点之间,而不是在不同组的各小节之间。

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